不論是處理文件、自動化報表，還是執行條件判斷，在使用 Power Automate Desktop 開發流程自動化時，只要掌握幾個常用的資料格式，你就能輕鬆解鎖更多自動化的可能性！
很多時候，流程自動化會出現錯誤，這些錯誤有時是來自資料格式的誤用，例如：字串變數未正確表示、日期比對邏輯錯亂等，這些問題並非語法錯誤，而是「資料型別理解不清」所導致，因此這篇文章將以變數常見的使用情境來與大家分享！
📌 若你希望先了解 PAD 變數的基本型態與定義方式，可參考我們的基礎教學文章：Power Automate Desktop：常見變數類型與語法整理（基礎篇）
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自動產出報表？字串變數這樣用就對了
企業在自動產出報表時，通常會根據「月份」「部門」「報表類型」組合檔案名稱，例如：「2024-12_行銷部_月報.xlsx」；此外，也可能在郵件主旨、系統訊息中動態帶入使用者名稱或內容摘要。
如果有這樣的需求，那就會是字串格式的處理範疇！主要的格式範例如：
典型用途：
- 組合多種字串 需要將檔名設定為：「身分證_姓名.xlsx」，就可以將身分證變數以及姓名變數透過「+」連接，使用基本的「設定變數」功能即可。
- 轉換數值、日期為字串 很多時候，我們可能需要轉換不同的變數型態，如將數值轉成字串、字串轉成日期等，便可以透過轉換相關的功能，來得到需要的變數型態。
執行計算與條件判斷時，記得先搞懂數值變數
在進行 Excel 或網站數據資料處理時，常會需要將不同數值進行四則運算以符合流程需要，甚至會搭配條件判斷，例如大於多少後續便怎麼執行。
如果有這樣的需求，那就會是數值格式的處理範疇！主要的格式範例如：
典型用途：
- 數值四則運算 同樣使用基本的「設定變數」功能即可將不同的數值進行計算，在產出流程真正所需的數值進行後續使用，如回寫到資料表或填入至網頁內容。
- 判斷是否達標（大於 / 小於某值） 數值變數也很常搭配條件式使用，判斷其大於小於數值，再依此決定後面要進行那些自動化步驟。
讓流程依據日期自動執行？用日期時間變數控時機
流程處理時，常日期變數作為條件判斷或檔名命名邏輯，舉例來說，某流程會要求在截止日前三天或者每周第一工作天提醒負責人處理，因此就需要透過日期變數確認流程邏輯與執行時機。
如果有這樣的需求，那就會是日期時間格式的處理範疇！主要的格式範例如：
典型用途：
- 檔案日期命名 如同上面的字串變數有提到，很多時候檔案名稱可能會設定為：「202412_行銷部月報.xlsx」，這時便需透過時間變數擷取所需要的年月日，並加入至檔名。
- 計算工作日差異 有時流程會需要進行日期的加減，舉例來說每月的最後一天，便可以使用「加入至日期時間」，將下個月的第一天-1取得所需要的日期，因此便可以使用相關功能來加以達成。
信件太多怎麼處理？清單變數幫你一封封分類
郵件也是很常結合自動化的工具，用戶很多時候需要自動讀取收件匣中主旨包含特定關鍵字的郵件，並逐一儲存附件、擷取寄件人與主旨寫入 Excel 等，更可搭配 For Each 逐筆處理所有信件。
如果有這樣的需求，此時的變數可能就會是清單的資料格式，清單主要的格式範例如下圖呈現，像是一個列表般，裡面有很多列的資訊可以根據我們需求使用。
典型用途：
- 郵件自動歸檔與分類 如上面所提，郵件是很常搭配自動化流程使用的工具，擷取到郵件後，其資料內容如下圖，會將主旨、寄件人、本文等會整理成清單格式，便可另外根據需求處理。
- PDF 內容逐條比對與過濾 同樣的 PDF 也是類似，可以將讀取到的 PDF 內容處理成清單格式，後續再根據自身需求進行特定字串的處理。
每天處理 Excel 表格太累？DataTable一次搞定
Excel可說是最好搭配自動化流程的工具！舉例來說，人資部門每月都需要從 Excel 匯入員工考勤資料，如同上面清單一樣，也可搭配 For Each 逐筆判斷是否有缺卡記錄，並計算應出勤天數與實際天數差異。
如果有這樣的需求，那就會搭配 DataTable 資料表的變數型態，主要的格式範例如：
典型用途：
- 與 Excel 的綜合使用 很多時候資料表會與 Excel 結合使用，以進行資料表的更新、取代或刪除等，關於這部分RPAI寫了許多關於 Excel 的介紹文章，歡迎直接參考。
提醒：Power Automate Desktop 有特別區分出資料表以及 Excel 功能群組，兩者千萬不藥誤用囉，如果有興趣歡迎底下留言，將再出一篇文章說明兩者異同！
結語
現在，你已經掌握了 Power Automate Desktop 的六大基礎資料格式，是不是清楚很多了呢？RPAI 數位優化器幫大家整理成下表，可以直接截圖收藏！
資料格式 | 典型用途 | 常見錯誤 |
String 字串變數 | 報表命名、訊息顯示 | 沒轉換格式直接接變數 |
Int 數值變數 | 計算、條件判斷 | 使用字串進行數值比較 |
DateTime 日期時間變數 | 檔名、排程邏輯 | 字串比對時間、格式錯誤 |
List 清單變數 | 郵件、PDF 多筆處理 | 誤以為單一值 |
DataTable 資料表變數 | Excel 批次處理 | 混用 Excel 對象與資料表物件 |
想要讓你的自動化流程更上一層樓？不妨親自探索這些格式的妙用吧！趕快打開 Power Automate Desktop，一起用資料格式創造屬於你的自動化流程！
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