在上一篇文章中，我們已經學會如何用 Copilot Studio 建立一個專屬的知識管理 Copilot，讓 AI 能夠讀取我們提供的資料，並自動回答相關問題。
但在實務應用上，光是「會回答」還不夠，真正能幫上忙的 AI 助手，還需要具備 觸發程序（Trigger） 和 執行動作（Action）。
這篇文章，RPAI 數位優化器要帶你實際看看，如何讓 Copilot Studio 不只是一個「回答者」，而是能主動幫你處理任務的數位助理，我們會示範一個常見的應用情境：
- 當信件收到特定關鍵字時（Trigger）
- Copilot Studio 會去抓取官網內容（知識來源）
- 並自動回覆寄件者（Action）
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Copilot Studio 的 Trigger 與 Action 是什麼？
在 Copilot Studio 裡，除了建立知識來源與對話邏輯之外，最關鍵的就是 Trigger（觸發器） 與 Action（動作）。
- Trigger（觸發程序） 定義「什麼情況下」Copilot 要啟動，例如：收到一封主題含「退貨申請」關鍵字的郵件
- Action（動作） 定義「發生事件後」Copilot 要做什麼，例如：查詢官網 FAQ 的退貨規則，並自動回覆寄件人。
換句話說，Trigger 決定「什麼時候啟動」，而 Action 決定「啟動後要做什麼」。兩者搭配，就能讓 Copilot Studio 從單純的問答機器人，進化成一個 真正會行動的 AI Agent。
項目 | 說明 | 範例 |
Trigger | 觸發程序 | 收到主題含「退貨申請」的信件 |
Action | 執行動作 | 自動回覆並附上官網退貨規則連結 |
三步驟，實際建立「信件觸發自動回覆」官網 Agent
Step 1：設定 Trigger 條件
在 Copilot Studio 中建立好 Agent 後，便可以隨時新增觸發程序（Trigger）。
與我們之前常分享的 Power Automate 相同，提供許多常見的觸發程序，像是本文使用的 Outlook，或是像 Teams、SharePoint 等，甚至也可以定時排程。
選擇 Outlook 作為來源後，便可以設定規則，例如：當郵件主旨包含「測試」此關鍵字時啟動，如此一來便完成初步設定，後來可依據此觸發程序執行 Copilot Studio。
Step 2：連接官網知識來源
如我們在上一篇文章提到的，可在 Copilot Studio 加入知識來源，像是公司官網或FAQ文件等，讓其自動擷取內容，確保 AI 的思考以及回覆有根據，而不是幻覺。
Step 3：設定 Action 自動回覆
最後也是最重要的一步，便是為此 Agent 建立所需要的 Action，如同觸發程序一樣，可以隨時被自由新增。
與 Power Automate 相同，微軟提供了上百個企業級軟體服務以利串接，挑選所需要的功能後，便可以進行相關設定，像是這邊我們選擇 Outlook 的 Send an Email。
比較特別的是，可以選擇由AI自動判斷相關參數，或是要自行定義，這邊 RPAI 建議開發前期階段可都由 AI 去做判斷處理，後續再依據執行成效與流程需求進行調整。
Step ４：測試
設定完成後，記得要發布這個 Copilot Studio 的 AI Agent，之後再進行測試以得到最新結果！
後續當有人寄特定信件到我們的指定信箱，如下圖中的「測試」，便會觸發剛剛設定好的 AI Agent。
AI Agent 會自動判斷要進行何種 Action，並根據我們的知識庫進行回應，如下圖可以看到，觸發程序不到一分鐘，AI Agent 便根據官網內容回應給寄件者。
💡 小提醒：如果需要更複雜的條件分支，Copilot Studio 都可以整合 Power Automate，例如根據不同關鍵字分派給不同部門處理，並且追加更多 Action 來處理複雜流程。
結語
透過 Trigger 與 Action，Copilot Studio 不再只是被動回答問題的知識助手，而是能根據條件主動行動的 AI Agent。
從「收到一封郵件 → 查找官網 FAQ → 自動回覆」這樣的簡單流程開始，你就能體驗到 AI 真正幫你省下多少時間，下一步不妨想想看，日常工作裡，有哪一個流程最常重複、最浪費時間？
從會「聊天」到會「行動」，讓 Copilot Studio 幫你處理，成為個人或組織專屬的數位助理，你不需要程式背景，只要懂得描述需求，就能讓 AI 幫你自動處理工作！
這些功能雖然簡單，卻是我們創造自動化流程的基石，讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
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