AI 與自動化工具的快速崛起，正在改變個人與組織的工作方式。不再只是從 A 工具換成 B 工具，而是工作模式與思考方式都在翻轉。如果用傳統思維來面對現在的挑戰，很可能會陷入不斷追求新工具卻沒有實際提升效率的困境。
這次 RPAI Talks 跟大家聊的是「不被工具綁架，而是建立數位優化思維」這個主題。每幾天就冒出一套新的 AI 工具，真的會讓人焦慮。但關鍵不是「我有沒有用上最新工具」，而是「我能不能看懂問題、設計出合適的流程」。
本場次也加入了不少實際有在運作的案例展示。透過幾個超實用的小場景來看現在這個時代的工作者可以如何提升數位力。像是用 Power Automate Desktop 做網頁爬蟲、自動串 GPTS 回應、用 Notion 打造自己的後台…等。這些以前好像只有工程師才做得到的事，現在都能自己上手。錯過這場活動的你，趕快來看我們整理出來的活動精華，一起跟上這場工作模式的革命！
小R的故事，就是你我的工作日常
活動剛開始，先跟大家分享一位「小R」的真實故事。小R在外商科技業擔任 HR，某天公司決定聘請按摩師讓同仁可以預約，因此小R需要建立一個按摩預約流程。一開始小R以為只要讓同仁用 Email 申請，自己再用 Excel 管理就可以了。不過隨著申請人越來越多，這樣人工的管理方式變得沒效率且占據大量時間。小R想要透過平台或自動化解決這個問題，不僅沒有預算、想自己來卻又缺乏軟體開發的經驗。
不知如何是好的小R，這時候發現了一種流程自動化工具，透過不用寫程式的開發方式，搭配 Forms 表單與 Excel 就能完成自己理想中的自動化流程，因此決定嘗試自己實作。而最後也成功的在兩週的時間內，將快速測試上線，完成了老闆交付的任務。
在這個故事中，不只展示流程自動化工具的潛力，更重要的是小R從被動將受託工作用傳統方式完成，轉為主動思考其他流程優化的可能性。這種數位優化思維的轉換，以及積極尋求解法的特質在主管眼中極具價值，也為他帶來了晉升的機會。而我們每個人的工作又何嘗不會遇到類似的情境？
老闆在意的才不是 AI，而是效率有沒有真的提升
從企業角度來看，導入新科技如 AI 自動化，通常會考量技術、流程和人員三個面向。這三者中最具挑戰性的往往是「人員」。技術工具相對容易購買或試用，流程也能透過盤點梳理出 SOP，但人員的心態與觀念轉變才是關鍵。因此，許多企業會培養「種子成員」學習這些工具，再將經驗帶回部門落地實踐。具備流程優化思維的人，無論是否透過數位工具，都能為公司創造顯著價值，提升在職場的能見度。
在工具爆炸的時代，找到具效益的流程場景，比工具本身更為關鍵。過度依賴單一工具可能跟不上新技術的推陳出新，且自動化不一定代表更快，重點在於評估效益，甚至有些流程可能已不再需要或需要重新梳理改善。近期的報告也顯示，多數生成式 AI 投資未達預期，除非它能與自動化結合。
我們在各領域觀察到普遍企業在生成式 AI 與自動化的結合應用主要有以下方式：
- 將 AI 工具作為流程中的其中一節點，例如爬蟲抓取文章後交由 AI 處理、摘要、分析
- 透過 AI 增加傳統自動化的彈性，協助判斷複雜情境
- 利用自然語言生成自動化流程，大幅降低自動化流程的開發門檻，許多平台如 n8n、微軟、UiPath 都在發展此功能
什麼？原來這些工具還能這樣玩
在活動中我們也展示了幾個貼近實務的應用場景，而這些案例不只侷限於 AI+自動化的應用，更是涵蓋其他我們認為也在「數位優化」範疇中，幫助所有工作者擴展數位力的解決方案。
- AI Agent 的行動力展現（GPTs）
許多人習慣使用 ChatGPT 進行翻譯或內容生成，但仍需手動複製貼上到其他應用程式進行操作，讓 AI 在整體流程上仍然是斷裂的。而 GPTs（自定義的 GPT 模型）正是讓 AI 裝上具有行動力的雙手。透過 GPTs 的「動作」功能，使用者可以直接設定 AI 模型執行特定動作。例如在演示中，輸入一段文字後，GPTs 先翻譯成英文，接著就能直接發送 Gmail 信件，而不用再由人工處理。實現 AI 模型與外部服務的自動串接，大幅提升了工作效率。對於簡單的任務，直接使用 GPTs 可能遠比專門為此寫一支自動化流程更方便。
- 以 Notion 建立自媒體網站後台
許多經營自媒體、小型公司的人本身不具備 IT 背景，也沒有足夠的預算請廠商協助開發網站。而實際上，大家習以為常的 Notion 工具本身就可以作為一種網站內容管理後台，只需在 Notion 後台像編輯文件一樣撰寫文章、插入圖片，網站便能即時同步更新，讓你不用再花時間煩惱網站開發，以及網頁資料的維運。這個案例展現出現在這個工具百花齊放的時代，即使不會寫程式也有各種工具來完成。 順帶一提，RPAI 數位優化器的官網也是透過這個方式建立的！
「不怕沒有工具實現，只怕想不到應用場景」是這場 RPAI Talks 不斷強調的重點。無論是 AI 工具、No-code/ Low-code 工具、或是各種 SaaS 平台，大家不妨從今天開始，在工作上遇到困難時多想一點，多研究一下有哪些適合的工具，或許就能發現過去未曾想到的解法。
這些功能雖然簡單，卻是我們創造自動化流程的基石，讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
如果想進一步瞭解哪些內容，歡迎在底下留言告訴我們！ 這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎一起交流互動，我們下次見！ 🚀 RPAI 數位優化器 8 月免費線上講座 熱烈報名中！ 🚀 歡迎追蹤 RPAI 數位優化器IG 以及 RPAI 數位優化器FB，第一手掌握資訊！ 🚀 任何疑難雜症需要合作？直接填寫表單：RPAI 聯繫表單！
相關文章
